新人ビジネスマンは、時間に追われてしまう。
一流ビジネスマンは、時間を使いこなしている。
会社が求めている人材は、睡眠時間を削る人より仕事を効率よくできる人。
一体どうしたら仕事を効率化できるのでしょうか？
今回は「仕事ができる人の16の時間術」をまとめてみました。
仕事ができる人の時間術16こ
①「ToDoリスト」で仕事効率化
② 脳のゴールデンタイム活用法
③「朝シャワー」と「朝カレー」
④ 集中力アップの色
⑤ 年間150時間得するコツ
⑥ デッドライン・テクニック
⑦ メモは「写真」で十分
⑧ 会議の効率化
⑨ パソコンの時短術
➉ 書類テンプレート
⑪ 企画書・プレゼンを書く手順
⑫ カバンの中身
⑬ 報・連・相の短縮術
⑭ 箇条書きとマインドマップ
⑮ ビジネス書 速読術
⑯ 最高の時間術とは？
①「ToDoリスト」で仕事を効率化
仕事術の王道といえば…
ToDoリスト
ToDoリストとは、単なる「仕事のチェックリスト」です。
「ToDoリスト」を作成すると…
優先順位が見えてきて、効率よく仕事をこなすことができる。
ウッカリ防止にも役立ちます。
また、
1つずつ消していくことで、達成感も味わえます。
ToDoリストの注意点は、時間をかけ過ぎないこと。
リスト作成に時間を取られていては、本末転倒です。
「ToDoリストのアプリ」なども出回っていますが…
1枚のメモ帳に殴り書きするほうが手間を省けると思います。
休日も「ToDoリスト」
「土日は昼まで寝ている」という方も多いと思います。
でも、それ、
絶対にやめたほうがいい！
休日に昼まで寝ていると、カラダが時差ボケを起こします。
休日は昼まで寝る
↓↓↓
平日は時差ボケ状態
↓↓↓
辛くて休日は昼まで寝る
この悪循環に陥ってしまうと、一年中 時差ボケ状態。
ツラすぎます。
休日に昼まで寝てしまうのは…
「やることを決めていない」ことが原因。
そこで役立つのが、休日の「ToDoリスト」です。
内容は「床屋」「買い物」「洗車」など何でもかまいません。
リストの数が多いほど、早起きすることができるでしょう。
どうしても眠いときは「昼寝」でカバーするのが賢明です。
②「思考系」の仕事は、脳のゴールデンタイムに
人の脳は…
午前10時30分前後がもっとも高回転。
昼食後、急激に減速します。
つまり午前中が「脳のゴールデンタイム」。
午前中は頭をつかう仕事をこなし、
午後は作業をするのがベスト。
このスケジュールを立てるのにも「ToDoリスト」が役立ちます。
③「朝シャワー」と「朝カレー」でエンジン全開
ビジネスマンにとって「午前中」はゴールデンタイム。
ところが、朝が弱くて「午前中はボーっとしている」という人も少なくありません。
そんな方におすすめなのが…
「朝シャワー」と「朝カレー」
＆
脳の血流が増加し「IQが上がる」という効果があります。
④「色」で集中力アップ！
「集中力が上がる色」
それは、ズバリ…
黄色
ノート・ペン・ふせんなど、文房具は黄色いものを選ぶのが正解。
また大切な商談など、勝負のときは赤いパンツです。
⑤人は一年間に150時間も「探し物」をしている！
「人は一年間に150時間も探し物をしている」
という嘘のような、本当のデータがあります。
「ホッチキス、誰か使った？」
「折りたたみ傘はどこかな？」
この時間を減らすには…
「高価」なものを使うのが一番。
人は、大切なものを無くしませんからね。
時間を節約できるのなら、安いものです。
⑥「目標タイム」を設定して集中力アップ
ストップウォッチなどを使って、
「この仕事は15分で片づけるぞ！」と決意すると、ものすごい集中力が湧いてきます。
心理学では、これを「締め切り効果」といいます。
どんな仕事も「小分け」にして「目標タイム」を設定すれば、確実に早く終わらせることができます。
また、ゲーム感覚になるので単純作業も楽しくなります。
⑦メモは「写真」で十分
駅の時刻表を、メモ帳に書き写しているビジネスマンをときどき見かけます。
このようなメモは、スマホの写真でじゅうぶん事足ります。
また会議のホワイトボードも、写真に撮れば 会議に集中することができます。
⑧会議を早く終わらせる秘訣
「立って考えると、思考スピードが33％アップする」
「会議室が狭いほど、活発に意見がでる」
ということが判っています。
会議を効率化するのなら「狭い部屋で立ち会議」がベストです。
⑨パソコンで時間短縮する5つのコツ
パソコンを上手く使いこなせば、一気に仕事の効率が上がります。
次は「パソコン時短術」を5つご紹介します。
ショートカットキーで一発操作
ショートカットキーとは、
「Ctrl」＋「P」＝「印刷」
のように操作を「一瞬」でおこなえる機能のことです。
絶対に知っておくべきショートカットキーはこちら↓
- Ctrl＋A ⇒ すべて選択
- Ctrl＋C ⇒ コピー
- Ctrl＋V ⇒ ペースト
- Ctrl＋X ⇒ 切り取り
- Ctrl＋F ⇒ ページ内検索
- Ctrl＋P ⇒ 印刷
- Ctrl＋Z ⇒ 戻る（やり直し）
この他にもショートカットキーは大量にありますので、一度確認しておいた方がいいですね。
よく使う単語は、辞書登録しよう
よく使う言葉は、パソコンに辞書登録しておきましょう。
たとえば、
「○○商事 営業課の山下です」を
「ぼく」と辞書登録しておけば…
「ぼく」と入力するだけで、
「○○商事 営業課の山下です」が出てきます。
辞書登録は、最初は手間がかかってしまいます。
しかし、それによって得られる時間は膨大です。
アナログ検索を活用しよう！
「グーグル検索」もいいですが…
「アナログ検索」もけっこう使えます。
アナログ検索とは…
単純に「知人に聞く」という原始的な方法。
グーグル検索よりも、効率がいいことも多い。
たとえば…
「忘年会の幹事になったんだけど、新橋の近くでいい店 知らない？」
と聞いて回れば、たいてい良い情報が舞い込んできます。
同じように「ツイッター」でつぶやくのもアリです。
アプリで仕事効率化！
パソコンの「仕事効率化アプリ」がたくさん登場しています。
その中でも必須のアプリは…
「Dropbox」
「Evernote」
使い方などは割愛しますが「まだ使ってない」という方は、ぜひ一度お試しください。
ネットショッピングで時間短縮
ネットショッピングは、5分もあれば買い物が完了します。
送料が必要な場合もありますが…
「時間をお金で買う」と思えば送料なんて安いものです。
➉「テンプレート」で書類作成時間を半分に！
書類やメールなど「文章を作る」には、たいへんな労力と時間が必要です。
そこで、おすすめなのが…
「過去の文章をテンプレート」にすること。
書類やメールをいくつか残しておき、それを書き換えれば出来上がり。
かなりの時間短縮になります。
ただ、ひとつ注意点が。
それは…
メールの誤送信。
過去のメールを書き替えている最中に、誤送信したら大変です。
それを防ぐには、「宛先」を最後に入力するクセをつけることです。
⑪企画書やプレゼン資料を早く仕上げるには…
企画書やプレゼン資料を作るときに「1ページずつ仕上げていく」と、とても時間がかかります。
そこで、書類作りのスピードを上げる ちょっとしたコツをご紹介します。
手順はこちら↓
- 骨組み
- 肉付け
- 仕上げ
1.アイディアをすべて書き出し、それを並べ替える（骨組み）
2.データ・グラフなどを追加（肉付け）
3.読みやすい文章に仕上る
⑫カバンの中身は、整理整頓
カバンの中身を整理整頓しておけば、当然 時間短縮につながります。
しかし、カバンの整理整頓には、もっと重要な意味があります。
それは…
「心の状態が、そのままカバンの中身に表れる」
頭の切れる人は「カバンの整理整頓の具合」で、その人の人間性を見ています。
もしも、取引先で…
カバンをかき回しながら名刺を探したり、食べかけの菓子パンが入っていたりしたら、商談にも影響を及ぼしかねません。
カバンの中だけは、しっかりと整理整頓しておきましょう。
⑬「結論」から話すと、説明を短くできる
上司への「報告・連絡・相談」。
これは「結論」から話すのが基本です。
結論から話すと、相手は格段に聞きやすくなり短時間で話が終わります。
反対に、
結論の見えない話は、相手をイライラさせてしまいます。
⑭考え事は、書きながら進める
「頭の中だけ」で考え事をすると、思考が煮詰まってしまいます。
ところが「書きながら考える」と思考が整理され、いいアイディアも湧いてくるものです。
考え事をするときは、A4用紙を用意して箇条書きにしていくのがおすすめ。
また「マインドマップ」を覚えると…
頭の回転が速くなり、さらに記憶力まで良くなります。
マインドマップの書き方については、割愛させて頂きます。
書籍にてご確認ください。
⑮ビジネス書を読むと、年収が上がる
「本を読む時間なんかない！」という人ほど、ビジネス書を読んだ方がいい。
ビジネス書を読めば、要領が良くなり、仕事が早くなります。
つまり、
「時間があるから読書する」のではなく、「読書するから時間がある」のです。
「ビジネス書を読む量」と「年収」は比例するというデータもあります。
本を大量に読める「速読術」とは
ビジネス書を大量に読むには、それなりの時間が必要。
そこで、最速・最善の速読法をご紹介いたします。
ビジネス書・速読のコツは…
新聞読み
隅から隅まで読まず、パラパラと見ながら「自分が必要と感じる部分」だけを読む。
そして「特に大切」と思ったところは、ノートに書き写す。
やがて、そのノートが「自分だけの最高のビジネス書」になります。
⑯最後に「最高の時間術」をご紹介します
たくさんの時間術をご紹介しましたが、最後に極めつけの時間術をご紹介いたします。
それは…
人に任せる。
人に任せることができれば、単純に、自分の作業時間はゼロになります。
たとえば…
計算が苦手なら「エクセルの得意な同僚」にお願いする。
書類作りが苦手なら「パワーポイントの得意な同僚」にお願いする。
そうすることで、仕事の効率がとんでもなく良くなります。
そのためには、普段から…
揺るぎない信頼関係を築いていくことが大切。
信頼関係を築くのに必要なのは、「雑談」。
「どうでもいい話をした量」と「信頼関係」は、見事に比例するのです。
以上、【仕事の効率化】仕事ができる人の時間術・まとめ16でした。
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