【仕事の効率化】仕事ができる人の時間術・まとめ16

hissya

vol.0114

新人ビジネスマンは、時間に追われてしまう。

一流ビジネスマンは、時間を使いこなしている。

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仕事ができる人は…

時間の使い方が、極めて上手い。

一時間の密度が、濃いのです。

 

会社が求めている人材は、

睡眠時間を削る人より、

仕事を効率よくできる人。

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では、どうしたら、

仕事を効率化できるのでしょうか?

 

今回は、「仕事ができる人の16の時間術」をまとめてみました。

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①「ToDoリスト」で、仕事を効率化

仕事術の王道といえば…

ToDoリスト

 

ToDoリストとは、

単なる「仕事のチェックリスト」です。

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「ToDoリスト」を作成すると…

優先順位が見えてきて、

効率よく進めることができ、

ウッカリ防止にも役立ちます。

 

また、

1つずつ消していくことで、

達成感を得ることもできます。

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ToDoリストの注意点は、

時間をかけ過ぎないこと。

 

リスト作成に時間を取られていては、本末転倒です。

 

「ToDoリストのアプリ」なども出回っていますが…

1枚のメモ帳になぐり書きするほうが、手間を省けます。

 

休日も「ToDoリスト」

「土日は昼まで寝ている」

という方も多いと思います。

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でも、それ、

絶対にやめたほうがいい!

 

休日に昼まで寝ていると、

カラダが時差ボケを起こします。

 

休日は昼まで寝る
↓↓↓
平日は時差ボケ状態
↓↓↓
つらいから、休日は昼まで寝る

 

この悪循環に陥ってしまうと、

一年中、時差ボケ状態

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休日に昼まで寝てしまうのは、

「やることを決めていない」ことが原因

 

そこで役立つのが、

休日の「ToDoリスト」です。

 

内容は、「床屋」「買い物」など何でもかまいません。

リストの数が多いほど、早起きすることができるでしょう。

 

②「思考系」の仕事は、脳のゴールデンタイムに

人の脳は…

午前10時30分前後が、もっとも高回転

昼食後、急激に減速します。

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つまり、

午前中が「脳のゴールデンタイム」

 

午前中は、頭をつかう仕事をこなし、

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午後は、作業をするのがベスト。

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このスケジュールを立てるのにも、

「ToDoリスト」が役立ちます。

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③「朝シャワー」と「朝カレー」でエンジン全開!

ビジネスマンにとって、

「午前中」はゴールデンタイム。

 

しかし、朝が弱くて、

「午前中はボーっとしている」という人も少なくありません。

 

そんな方におすすめなのが…

「朝シャワー」「朝カレー」

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脳の血流が増加し、

「IQが上がる」という効果があります。

 

④「色」で集中力アップ!

 

「集中力が上がる色」が存在します。

 

それは、ズバリ…

黄色

 

ノート・ペン・ふせんなど

文房具は、黄色いものを選ぶのが正解。

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また、大切な商談など、

「勝負」のときは赤いパンツです。

 

⑤人は一年間に150時間も「探し物」をしている!

「人は一年間に150時間も探し物をしている」

という嘘のような、本当のデータがあります。

 

「ホッチキス、誰か使った?」

「折りたたみ傘はどこかな?」

 

この時間を減らすには…

「高価」なものを使うのが一番!

 

人は、大切なものを無くしませんからね。

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時間の節約できるのなら、安いものです。

 

⑥「目標タイム」を設定して集中力アップ!

ストップウォッチなどを使って、

「この仕事は15分で終わらせるぞ!」と決意すると、

ものすごい集中力が湧いてきます。

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どんな仕事も「小分け」にして、

「目標タイム」を設定すれば、

確実に早く終わらせることができます

 

また、ゲーム感覚になるので、

単純作業も楽しくなります。

 

⑦メモは「写真」で十分!

駅の時刻表を、メモ帳に書き写しているビジネスマンをときどき見かけます。

 

このようなメモは、

スマホの写真でじゅうぶん事足ります。

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また、会議のホワイトボードも、

写真を撮れば、会議に集中することができます。

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⑧会議を早く終わらせる秘訣

「立って考えると、思考スピードが33%アップする」

「会議室が狭いほど、活発に意見がでる」

ということが判っています。

 

会議を効率化するのなら、

「狭い部屋で、立ち会議」

がベストです。

 

⑨パソコンで時間短縮する5つのコツ

ショートカットキーで一発操作

ショートカットキーとは、

「Ctrl」+「P」=「印刷」

のように、操作を「一瞬」でおこなえる機能のことです。

 

絶対に知っておくべきショートカットキーはこちら↓

  • Ctrl+A ⇒ すべて選択
  • Ctrl+C  ⇒ コピー
  • Ctrl+V  ⇒ ペースト
  • Ctrl+X  ⇒ 切り取り
  • Ctrl+F ⇒ ページ内検索
  • Ctrl+P ⇒ 印刷
  • Ctrl+Z ⇒ 戻る(やり直し)

 

この他にも、ショートカットキーは大量にありますので、

一度、確認しておいた方がいいですね。

 

よく使う単語は、辞書登録しよう

よく使う言葉は、

パソコンに辞書登録しておきましょう。

 

たとえば、

「○○商事 営業課の山下です」を

「ぼく」と辞書登録しておけば…

 

「ぼく」と入力するだけで、

「○○商事 営業課の山下です」が出てきます。

 

辞書登録は、最初は手間がかかってしまいます。

しかし、それによって得られる時間は膨大です。

 

アナログ検索を活用しよう!

「グーグル検索」もいいですが…

「アナログ検索」も、けっこう使えます。

 

アナログ検索とは…

単純に「知人に聞く」という原始的な方法。

Print

グーグル検索より、効率いい場合が多いのです。

 

たとえば…

「忘年会の幹事になったんだけど、新橋の近くでいい店しらない?」

と聞いて回れば、

たいてい良い情報が舞い込んできます。

 

同じように、ツイッターでつぶやくのもアリです。

 

アプリで仕事効率化!

パソコンの「仕事効率化アプリ」がたくさん登場しています。

 

その中でも、必須のアプリは…

「Dropbox」

「Evernote」

 

使い方などは割愛しますが、

「まだ使ってない」という方は、ぜひ一度お試しください。

 

ネットショッピングで時間短縮

ネットショッピングは、

5分もあれば買い物が完了します。

 

送料が必要な場合もありますが…

「時間をお金で買う」と思えば、

送料なんて安いものです。

 

➉「テンプレート」で書類作成時間を半分に!

書類やメールなど、

「文章を作る」には、たいへんな労力と時間が必要です。

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そこで、おすすめなのが…

「過去の文章をテンプレート」にすること。

 

書類やメールをいくつか残しておき

それを書き換えれば、出来上がり!

かなりの時間短縮になります。

 

ただ、ひとつ気を付けて頂きたいのが

メールの誤送信。

 

過去のメールを書き替えている最中に

誤送信したら大変です!

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それを防ぐには、

「宛先」を最後に入力するクセをつけることです。

 

⑪企画書やプレゼン資料を早く仕上げるには…

企画書やプレゼン資料を作るときに

「1ページずつ仕上げていく」と

とても時間がかかってしまいます。

20150821syoruisakusei

 

そこで、書類作りのスピードが上がる

ちょっとしたコツをご紹介します。

 

手順はこちら↓

  1. 骨組み
  2. 肉付け
  3. 仕上げ

 

1.アイディアをすべて書き出し、それを並べ替える(骨組み)

2.データ・グラフなどを追加(肉付け)

3.読みやすい文章に仕上る

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⑫カバンの中身は、整理整頓

カバンの中身を整理整頓しておけば

当然、時間短縮につながります。

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しかし、カバンの整理整頓には、

もっと重要な意味があります。

 

それは…

「心の状態が、そのままカバンの中身に表れる」

 

賢い人は、カバンの整理整頓の具合で

その人の「人間性」を見ています。

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もしも、取引先で…

カバンをかき回しながら名刺を探したり

食べかけの菓子パンが入っていたりしたら、

商談にも、影響を及ぼしかねません。

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カバンの中だけは、しっかりと整理整頓しておきましょう。

 

⑬「結論」から話すと、説明を短くできる

上司への「報告・連絡・相談」。

これは、「結論」から話すのが基本です。

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結論から話すと、

相手は格段に聞きやすくなり、

短時間で話が終わります。

 

反対に、

結論の見えない話は、

相手をイライラさせてしまいます。

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⑭考え事は、書きながら進める

「頭の中だけ」で考え事をすると、

思考が煮詰まってしまいます。

 

しかし、書きながら考えると、

思考が整理され、

いいアイディアも湧いてくるものです。

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考え事をするときは、

A4用紙を用意して、

箇条書きにしていくのがおすすめ。

 

また、「マインドマップ」を覚えると、

さらに、頭の回転が速くなります。

 

マインドマップの書き方については、割愛させて頂きます。

書籍にてご確認ください。

⑮ビジネス書を読むと、年収が上がる!

「本を読む時間なんかない!」

という人ほど、

ビジネス書を読んだ方がいい。

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ビジネス書を読めば、

要領が良くなり、仕事が早くなります。

 

つまり、

「時間があるから読書する」のではなく

「読書するから時間がある」のです。

 

「ビジネス書を読む量」と「年収」は比例する

というデータもあります。

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本を大量に読める「速読術」とは

ビジネス書を大量に読むには、

それなりの時間が必要になります。

 

そこで、

最速・最善の速読法をご紹介いたします。

 

ビジネス書・速読のコツは…

新聞読み

 

隅から隅まで読まず、

パラパラと見ながら、

「自分が必要と感じる部分」だけを読む

 

そして、「特に大切」と思ったところは

ノートに書き写す

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やがて、そのノートが、

「自分だけの最高のビジネス書」

になります。

 

⑯最後に「最高の時間術」をご紹介します!

たくさんの時間術をご紹介しましたが、

最後に極めつけの時間術をご紹介いたします。

 

それは…

 

人に任せること。

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人に任せることができれば、

単純に、自分の作業時間はゼロになります。

 

たとえば…

計算が苦手なら、

「エクセルの得意な同僚」にお願いする。

 

書類作りが苦手なら、

「パワーポイントの得意な同僚」にお願いする。

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そうすることで、

仕事の効率が、とんでもなく良くなります。

 

そのためには、普段から…

揺るぎない信頼関係を築いていくことが大切です。

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以上、『【仕事の効率化】仕事ができる人の時間術・まとめ16』でした。

 

最後までお読みいただき、本当にありがとうございます!
(心理カウンセラー・ラッキー)

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