【仕事の効率化】仕事ができる人の時間術・まとめ16

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心理カウンセラー・ラッキーのプロフィール

サウナでは、先にいた人に負けたくありません。こんにちは!無駄に熱い男 心理カウンセラー・ラッキーです。


 

新人ビジネスマンは、時間に追われてしまう。

一流ビジネスマンは、時間を使いこなしている。

時間に追われてしまう新人ビジネスマン 時間を使いこなしている一流ビジネスマン

会社が求めている人材は、睡眠時間を削る人より仕事を効率よくできる人。

仕事を効率よくできる人

一体どうしたら仕事を効率化できるのでしょうか?

 

今回は「仕事ができる人の16の時間術」をまとめてみました。

 

仕事ができる人の時間術16こ

①「ToDoリスト」で仕事効率化

② 脳のゴールデンタイム活用法

③「朝シャワー」と「朝カレー」

④ 集中力アップの色

⑤ 年間150時間得するコツ

⑥ デッドライン・テクニック

⑦ メモは「写真」で十分

⑧ 会議の効率化

⑨ パソコンの時短術

➉ 書類テンプレート

⑪ 企画書・プレゼンを書く手順

⑫ カバンの中身

⑬ 報・連・相の短縮術

⑭ 箇条書きとマインドマップ

⑮ ビジネス書 速読術

⑯ 最高の時間術とは?

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①「ToDoリスト」で仕事を効率化

仕事術の王道といえば…

ToDoリスト

 

ToDoリストとは、単なる「仕事のチェックリスト」です。

ToDoリスト

 

「ToDoリスト」を作成すると…

優先順位が見えてきて、効率よく仕事をこなすことができる。

ウッカリ防止にも役立ちます。

 

また、

1つずつ消していくことで、達成感も味わえます。

効率よく仕事をこなす

 

ToDoリストの注意点は、時間をかけ過ぎないこと。

リスト作成に時間を取られていては、本末転倒です。

 

「ToDoリストのアプリ」なども出回っていますが…

1枚のメモ帳に殴り書きするほうが手間を省けると思います。

 

休日も「ToDoリスト」

「土日は昼まで寝ている」という方も多いと思います。

土日は昼まで寝ているビジネスマン

でも、それ、

絶対にやめたほうがいい!

 

休日に昼まで寝ていると、カラダが時差ボケを起こします。

 

休日は昼まで寝る
↓↓↓
平日は時差ボケ状態
↓↓↓
辛くて休日は昼まで寝る

 

この悪循環に陥ってしまうと、一年中 時差ボケ状態

時差ボケで居眠りする人

 

休日に昼まで寝てしまうのは「やることを決めていない」ことが原因

 

そこで役立つのが、休日の「ToDoリスト」です。

 

内容は「床屋」「買い物」など何でもかまいません。

リストの数が多いほど、早起きすることができるでしょう。

 

どうしても眠いときは「昼寝」でカバーするのが賢明です。

 

②「思考系」の仕事は、脳のゴールデンタイムに

人の脳は…

午前10時30分前後がもっとも高回転

昼食後、急激に減速します。

仕事のゴールデンタイムのグラフ

 

つまり午前中が「脳のゴールデンタイム」

 

午前中は頭をつかう仕事をこなし、

午前10時頭をつかう

 

午後は作業をするのがベスト。

午後三時作業

 

このスケジュールを立てるのにも「ToDoリスト」が役立ちます。

ToDoリストをながめるビジネスマン

 

③「朝シャワー」と「朝カレー」でエンジン全開

ビジネスマンにとって「午前中」はゴールデンタイム。

 

ところが、朝が弱くて「午前中はボーっとしている」という人も少なくありません。

 

そんな方におすすめなのが…

「朝シャワー」「朝カレー」

朝シャワーカレー

 

脳の血流が増加し「IQが上がる」という効果があります。

 

④「色」で集中力アップ!

「集中力が上がる色」

それは、ズバリ…

黄色

 

ノート・ペン・ふせんなど、文房具は黄色いものを選ぶのが正解。

黄色いハサミ黄色いホッチキス

 

また大切な商談など、勝負のときは赤いパンツです。

 

⑤人は一年間に150時間も「探し物」をしている!

「人は一年間に150時間も探し物をしている」

という嘘のような、本当のデータがあります。

 

「ホッチキス、誰か使った?」

「折りたたみ傘はどこかな?」

 

この時間を減らすには…

「高価」なものを使うのが一番。

 

人は、大切なものを無くしませんからね。

高級文房具

時間を節約できるのなら、安いものです。

 

⑥「目標タイム」を設定して集中力アップ

ストップウォッチなどを使って、

「この仕事は15分で片づけるぞ!」と決意すると、ものすごい集中力が湧いてきます。

ものすごい集中力

これが「デッドラインテクニック」。

 

どんな仕事も「小分け」にして「目標タイム」を設定すれば、確実に早く終わらせることができます

 

また、ゲーム感覚になるので単純作業も楽しくなります。

 

⑦メモは「写真」で十分

駅の時刻表を、メモ帳に書き写しているビジネスマンをときどき見かけます。

 

このようなメモは、スマホの写真でじゅうぶん事足ります。

スマホ

 

また会議のホワイトボードも、写真に撮れば 会議に集中することができます。

会議のホワイトボード

 

⑧会議を早く終わらせる秘訣

「立って考えると、思考スピードが33%アップする」

「会議室が狭いほど、活発に意見がでる」

ということが判っています。

 

会議を効率化するのなら「狭い部屋で立ち会議」がベストです。

 

⑨パソコンで時間短縮する5つのコツ

パソコンを上手く使いこなせば、一気に仕事の効率が上がります。

次は「パソコン時短術」を5つご紹介します。

 

ショートカットキーで一発操作

ショートカットキーとは、

「Ctrl」+「P」=「印刷」

のように操作を「一瞬」でおこなえる機能のことです。

 

絶対に知っておくべきショートカットキーはこちら↓

  • Ctrl+A ⇒ すべて選択
  • Ctrl+C ⇒ コピー
  • Ctrl+V ⇒ ペースト
  • Ctrl+X ⇒ 切り取り
  • Ctrl+F ⇒ ページ内検索
  • Ctrl+P ⇒ 印刷
  • Ctrl+Z ⇒ 戻る(やり直し)

 

この他にもショートカットキーは大量にありますので、一度確認しておいた方がいいですね。

 

よく使う単語は、辞書登録しよう

よく使う言葉は、パソコンに辞書登録しておきましょう。

 

たとえば、

「○○商事 営業課の山下です」を

「ぼく」と辞書登録しておけば…

 

「ぼく」と入力するだけで、

「○○商事 営業課の山下です」が出てきます。

 

辞書登録は、最初は手間がかかってしまいます。

しかし、それによって得られる時間は膨大です。

 

アナログ検索を活用しよう!

「グーグル検索」もいいですが…

「アナログ検索」もけっこう使えます。

 

アナログ検索とは…

単純に「知人に聞く」という原始的な方法。

知人に聞く

グーグル検索よりも、効率がいいことも多い。

 

たとえば…

「忘年会の幹事になったんだけど、新橋の近くでいい店 知らない?」

と聞いて回れば、たいてい良い情報が舞い込んできます。

 

同じように「ツイッター」でつぶやくのもアリです。

 

アプリで仕事効率化!

パソコンの「仕事効率化アプリ」がたくさん登場しています。

 

その中でも必須のアプリは…

「Dropbox」

「Evernote」

 

使い方などは割愛しますが「まだ使ってない」という方は、ぜひ一度お試しください。

 

ネットショッピングで時間短縮

ネットショッピングは、5分もあれば買い物が完了します。

 

送料が必要な場合もありますが…

「時間をお金で買う」と思えば送料なんて安いものです。

 

➉「テンプレート」で書類作成時間を半分に!

書類やメールなど「文章を作る」には、たいへんな労力と時間が必要です。

文章を作る

 

そこで、おすすめなのが…

「過去の文章をテンプレート」にすること。

 

書類やメールをいくつか残しておき、それを書き換えれば出来上がり。

かなりの時間短縮になります。

 

ただ、ひとつ注意点が。

それは…

メールの誤送信

 

過去のメールを書き替えている最中に、誤送信したら大変です。

誤送信して驚くビジネスマン

それを防ぐには、「宛先」を最後に入力するクセをつけることです。

 

⑪企画書やプレゼン資料を早く仕上げるには…

企画書やプレゼン資料を作るときに「1ページずつ仕上げていく」と、とても時間がかかります。

プレゼン資料を作るビジネスマン

 

そこで、書類作りのスピードを上げる ちょっとしたコツをご紹介します。

 

手順はこちら↓

  1. 骨組み
  2. 肉付け
  3. 仕上げ

1.アイディアをすべて書き出し、それを並べ替える(骨組み)

2.データ・グラフなどを追加(肉付け)

3.読みやすい文章に仕上る

効率よく文章を書くビジネスマン

 

⑫カバンの中身は、整理整頓

カバンの中身を整理整頓しておけば、当然 時間短縮につながります。

カバン

 

しかし、カバンの整理整頓には、もっと重要な意味があります。

 

それは…

「心の状態が、そのままカバンの中身に表れる」

 

頭の切れる人は「カバンの整理整頓の具合」で、その人の人間性を見ています。

賢い上司

 

もしも、取引先で…

カバンをかき回しながら名刺を探したり、食べかけの菓子パンが入っていたりしたら、商談にも影響を及ぼしかねません。

ダメなビジネスマン

カバンの中だけは、しっかりと整理整頓しておきましょう。

 

⑬「結論」から話すと、説明を短くできる

上司への「報告・連絡・相談」。

これは「結論」から話すのが基本です。

上司に効率よく伝える人

 

結論から話すと、相手は格段に聞きやすくなり短時間で話が終わります。

 

反対に、

結論の見えない話は、相手をイライラさせてしまいます。

イライラする上司

 

⑭考え事は、書きながら進める

「頭の中だけ」で考え事をすると、思考が煮詰まってしまいます。

 

ところが「書きながら考える」と思考が整理され、いいアイディアも湧いてくるものです。

アイディアがひらめいたビジネスマン

 

考え事をするときは、A4用紙を用意して箇条書きにしていくのがおすすめ。

 

また「マインドマップ」を覚えると…

頭の回転が速くなり、さらに記憶力まで良くなります。

 

マインドマップの書き方については、割愛させて頂きます。

書籍にてご確認ください。

 

⑮ビジネス書を読むと、年収が上がる

「本を読む時間なんかない!」という人ほど、ビジネス書を読んだ方がいい。

本を読む時間がないビジネスマン

 

ビジネス書を読めば、要領が良くなり、仕事が早くなります。

 

つまり、

「時間があるから読書する」のではなく、「読書するから時間がある」のです。

 

「ビジネス書を読む量」と「年収」は比例するというデータもあります。

読書と仕事の効率の相関グラフ

 

本を大量に読める「速読術」とは

ビジネス書を大量に読むには、それなりの時間が必要。

 

そこで、最速・最善の速読法をご紹介いたします。

 

ビジネス書・速読のコツは…

新聞読み

 

隅から隅まで読まず、パラパラと見ながら「自分が必要と感じる部分」だけを読む

 

そして「特に大切」と思ったところは、ノートに書き写す

ノートに書き写す

 

やがて、そのノートが「自分だけの最高のビジネス書」になります。

 

⑯最後に「最高の時間術」をご紹介します

たくさんの時間術をご紹介しましたが、最後に極めつけの時間術をご紹介いたします。

 

それは…

 

人に任せる

仕事を人に任せる

 

人に任せることができれば、単純に、自分の作業時間はゼロになります。

 

たとえば…

計算が苦手なら「エクセルの得意な同僚」にお願いする。

 

書類作りが苦手なら「パワーポイントの得意な同僚」にお願いする。

同僚に仕事をお願いする

 

そうすることで、仕事の効率がとんでもなく良くなります。

 

そのためには、普段から…

揺るぎない信頼関係を築いていくことが大切です。

信頼関係がしっかりしている仲間

 

以上、【仕事の効率化】仕事ができる人の時間術・まとめ16でした。

 

 著者:心理カウンセラー・ラッキー 


(ツキを呼ぶ名言・更新情報など、つぶやいています)

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